За fleet мениджъри: Как да изберем горивна карта?

[RSQ]

Този материал ще бъде от полза за хора, които притежават фирма с автопарк или служители, които могат да отправят подобно предложение към мениджъра на транспортното стопанство. Идеята не е нова, но все още не е достатъчно широкоразпространена.

Под горивни карти или още известни като клиентски карти се разбира карти, които служат за безкасово заплащане на закупени от клиента горива, както и други стоки и услуги в обектите на петролните компании. Тези карти са издадени по силата на сключен договор между дадена верига бензиностанции (доставчик) и фирма (клиент), стопанисваща даден автопарк.

В следващия материал ще се опитаме да ви разясним предимствата при използване на горивни карти, някои техни недостатъци, както и да отговорим на въпросите: "Имам ли нужда от горивна карта?", "Какво е важното за мен при избора на горивна карта?", "Какво да направя, след като съм решил да се сдобия с горивна карта?".

През последните години картите за гориво стават все по-предпочитани и популярни. Вече всяка верига бензиностанции предлага на своите клиенти такъв тип карти.


Предимства и недостатъци

Предимства:

- безкасово плащане на гориво и пазаруване на бензиностанции;
- получаване на търговски отстъпки и бонуси, които в зависимост от оборота могат да достигнат сериозни размери;
- оптимизиране на счетоводните процеси във фирмата;
- оптимизиране на разходите за горива и консумативи, както и ограничаване на злоупотребите;
- получаване на краткосрочен (обикновено между 30 и 45 дневен) безлихвен стоков кредит.

Недостатъци:

- обвързване само с един доставчик. Принципно в договорите няма клауза за ексклузивни доставки и няма юридическа трудност да се работи с 2 или повече доставчика. Проблемът идва от това, че работата с няколко доставчика обикновено е икономически неизгодна – процента търговска отстъпка е по-нисък, заплащат се такси за повече карти - понякога двойно или тройно, разходите по обезпеченията също нарастват.
- допълнителни разходи и такси;
- възможни злоупотреби.


Имам ли нужда от горивна карта?

Това зависи главно от вида дейност, както и от автопарка, който вашата фирма има. В последно време все повече фирми предпочитат да сключат договор и да получат горивни карти. Това е в сила както за големи компании /транспортни, строителни и дистрибуторски/, за които предимствата при използване на такива карти по отношение на контрол и управление е от жизнено значение, а също така и за съвсем малки фирми, имащи от 5 до 10 транспортни средства.

Работата с горивните карти има много предимства в сравнение с другите методи за зареждане с горива, по-надолу ще изброим само основните:

- ведомствена бензиностанция - това е доста скъп за реализиране проект, който освен средства изисква и подходящо местоположение – непосредствено до мястото, определено за паркинг. Като цена на литър (ако не се смятат първоначалните инвестиции) това е най-изгодният вариант за зареждане. Недостатъците са това че зареждането става само на едно място (за разлика от десетките и стотици обекти на веригите бензиностанции), ограничеността на типове горива. Сериозен недостатък е също така и многобройните технически и противопожарни изисквания, които стриктно трябва да се спазват както при изграждане, така и при експлоатацията. Добра алтернатива са мобилните бензиноколонки. Съществува вариант те да бъдат предоставени за ползване от едровия доставчик на горива (т.нар. заем за прослужване), срещу ангажимент от страна на клиента за зареждане на определен обем горива. Този вариант спестява скъпите инвестиции за оборудване, но понастоящем не е често срещан. Като цяло бункироването рядко е единствен начин за зареждане, обикновено се комбинира с горивни карти или плащане в брой;

- ежемесечен клиринг – този начин на зареждане до известна степен наподобява на предходния. Разликата е в това, че не се изгражда собствена бензиностанция, а се сключва договор (често само чрез устна спогодба) с бензиностанция, разположена на удобно за клиента място. Всички зареждания се описват, като през определен период (обикновено накрая на месеца) на клиента се издава фактура. Недостатъците на този метод са от една страна ограничените места за зареждане, така и неточностите и даже злоупотреби при отразяването на извършените зареждания. Поради тенденцията на намаляване на индивидуалните бензиностанции (фалиране, закриване, присъединяването им към верига или като франчайз или чрез покупко-продажба) все повече намалява дела на ежемесечния клиринг като форма на зареждане.

- зареждане в брой – тука недостатъците са многобройни и добре познати на всеки - злоупотреби, некоректни платежни документи, невъзможност за разсрочено плащане, трудно осчетоводяване, обичайните проблеми при носене на пари в брой и много други. От друга страна повечето доставчици на горива в България предлагат използването на специални карти за намаление при зареждане в брой, които ако сте малка фирма могат да се окажат от полза предвид отстъпките, които дават.

- кредитна карта – това е най-съществената алтернатива на безкасовите плащания с горивни карти. Позволява голяма гъвкавост по отношение на осигуряване на цялостното пътуване на служителите на фирмата. Нейното използване за зареждане с гориво не позволява предварителен контрол.

Обобщено: Притежаването на горивни карти ви спестява множество досадни и времеемки операции, като:

- постоянното отпускане на служебни аванси на шофьорите;
- нуждата да се държат много пари в брой – както в касата на фирмата, така и във всеки служител;
- закъснели и грешни фактури, които създават проблеми при осчетоводяване;
- неясноти и грешки при отчитане на пътни листи, зареден тип гориво, въведени километражи;
- злоупотреби по отношение на количество и вид гориво, цена на която е заредено горивото, предоставяне на фалшиви фактури за закупени стоки и услуги.


Кое е важното за мен при избора на горивна карта?

След като вече сте оценили предимствата на системата за горивни карти, пред вас стои задачата да изберете най-добрия възможен доставчик. В България към средата на настоящата година има шест вериги бензиностанции, предлагащи клиентски карти:

Лукойл
Петрол
OMV
Shell
Еко
Ромпетрол

Всяка една от тези компании предлага добре разработена система за горивни карти. По-надолу в текста ще се опитаме да ви дадем информация по отношение на базовите елементи на системата за тези карти, както и информация за всеки един доставчик, които да ви помогнат да вземете решение:

Специфични особености на веригата
Търговски условия
Счетоводна отчетност
Картова система
Съпътстващи услуги
Интернет система

Специфични особености на веригата

Тук става дума за това, каква е специфичната дейност на клиента и какви са точните му нужди по отношение на обектите на доставчика. Предвид, че сключването на договор за горивни карти предполага едно по-трайно обвързване с даден доставчик, необходимо е точно да се прецени доколко дадената верига бензиностанции отговаря на нуждите ви. Например за една дистрибуторска фирма с национален обхват и голям автопарк от първостепенно значение би била гъстотата на търговската мрежа на доставчика в страната. За консултантска фирма, чиито мениджъри често пътуват между големи градове в България по-важни биха били външния вид на обектите, наличието на автомивка и заведение, където биха могли да провеждат срещи. За транспортната фирма, извършваща международни превози от съществено значение би била възможността картата да може да се използва във всички дестинации, както и да могат да се заплащат различни такси. От съществено значение са видовете и качествата на предлаганите горива – например, дали има два вида дизел (обикновен и премиум), дали и на кои обекти се предлага газ, дали има метан и др.

Търговски условия

Обикновено картите се издават по силата на сключен договор за стоков кредит, като в него има няколко основни положения, които трябва внимателно да прецените: търговската отстъпка – обикновено зависи от реализирания оборот и се начислява върху крайната стойност на фактурата. В договора е зададена като абсолютна (в стотинки) или като относителна (в проценти) величина, като във втория вариант се променя при всяка смяна на цените на горивата

- дни на отложено плащане – до колко дни след издаване на фактурата от Доставчика, Клиентът трябва да преведе сумата по сметката му. Това е в пряка връзка с това, колко пъти месечно клиентът ще бъде фактуриран. Тези два параметъра са строго обвързани, като обикновено е възможно договаряне на по-високи стойности за единия за сметка на другия. Особено важно е да се обърне внимание на наказателната лихва при забавяне на плащането, както и на това колко време след излизане в просрочие се блокират картите;

- месечен лимит - максималното месечно количество горива, стоки и услуги за които Клиентът ползва кредит от Доставчика. Точното определяне на необходимия месечен лимит е много важен въпрос като неправилното му изчисляване може да създаде редица трудности. Завишаването му оскъпява цената на обезпечението по кредита /застраховка, банкова гаранция и др./, като същевременно и крие риска от евентуални санкции от страна на Доставчика за неизпълнение на договорените обеми. Задаване на недостатъчен лимит би могло да създаде неприятности със зарежданията особено в края на месеца /лимита се нулира на първо число всеки месец/ или при рязко повишаване на цените на горивата. Обикновено при определянето на месечния лимит се вземат предвид месеца с най-високи разходи за горива през последната година, като трябва да се вземат предвид текущите цени на горивата, както и евентуални планове за увеличаване на транспортната дейност в близко бъдеще като получената цифра се завиши с 10 до 20%. Грешка би било да се вземат като основа средномесечните разходи за гориво за определен период поради сезонността на всеки бизнес. Това важи особено силно за дейности със силно изразен сезонен характер, например селско стопанство.

- срок на договора и начини за предсрочното му прекратяване;

- обезпечение по договора – почти винаги кредитът, който се отпуска от Доставчика на Клиента е с обезпечение, разходите по което обикновено са за сметка на Клиента. Най-често вариантите са:

a) Застраховка „Кредитен риск” - Клиентът се задължава да застрахова кредита в полза на доставчика при застрахователна компания, която последният посочи. Застрахователната сума обикновено е между 150 и 200 % от месечния лимит, а застрахователната премия е в размер между 2,5 и 4 % годишно – тоест за месечен лимит от 10 000 лева разходите са около 500 лв. годишно.

b) Банкова гаранция – клиентът предоставя безусловна гаранция, според която банката се задължава да заплати сумата на задължението при поискване от доставчика. Размерът на гаранцията е между 120 и 200 % от месечния лимит, а размерът на таксата, която банката получава за издаването и е строго индивидуален, обикновено зависи от кредитната история и оборотите, които клиентът има;

c) Депозит – сума, която клиентът превежда по сметка на доставчика. Това обезпечение е удобно само за клиенти с малко месечно потребление, тъй като сумата не се олихвява и е блокирана за срока на договора. Размерът отново е между 120 и 200 % от месечния лимит, като е възможен вариант сумата да бъде внесена като срочен депозит в банка, която от своя страна да издаде банкова гаранция. По този начин клиентът плаща доста ниска такса за издаване на банкова гаранция (тъй като тя е обезпечена с депозита), а банката от своя страна плаща на клиента лихва по депозита;

d) Запис на Заповед – документ, който клиентът подписва и се задължава безусловно да заплати определена сума при поискване от доставчика. Хубавото при този вид обезпечение е, че при него няма разноски;

e) Ипотека – възможно е и обезпечението да бъде ипотека на недвижим имот, но това е сравнително рядко срещан вариант.

Възможно е също така комбинация между няколко варианта, като за клиента е важно при подписване на договора за стоков кредит да уточни, дали след известно време не би могло да се предоговори размерът или видът на обезпечението.

Такси за издаване картите и работа с тях, други възможни такси. Обикновено има такси за издаване, преиздаване по искане на клиента, такси за месечна поддръжка и такси за транзакция. Необходимо е клиентът точно да изчисли какъв ще бъде месечният размер на таксите за него, тъй като е възможно сумата да е доста сериозна, особено за клиенти с големи автопаркове. Обикновено е възможно договарянето и съответно отпадането на част от таксите.

Съществува също така и вариант за сключване на авансов договор, при който сумите се превеждат предварително, подобно на предплатената услуга на мобилните оператори. Посредством този вариант горивните карти се използват като дебитни карти. Хубавото на този вариант е, че отпадат трудностите и разходите по издаване на обезпечение, тъй като то вече не е нужно. Отрицателните страни са свързани с това, че не се ползва разсрочено плащане, а това акумулира сериозен финансов ресурс. При избор на този вариант е необходимо стриктно да се следи наличната сума и при достигане на критичния минимум да преведе по сметка на доставчика, в противен случай картите ще бъдат блокирани.

Счетоводна отчетност

В това отношение работата с горивни карти изключително много улеснява воденето на счетоводството и извършването на плащанията. В зависимост от договорените отношения доставчикът издава фактура и най-често веднъж месечно, сумите по които клиентът има ангажимент да преведе по банков път в рамките на дните на отложено плащане. Важно е да се уточни начинът на получаването им от клиента, тъй като срокът на отложено плащане започва да тече от датата на издаване. Всички доставчици предлагат издаване на електронни фактури, съответно и получаването им по електронен път. Обикновено е възможно и издаване на няколко фактури по предварително зададен критерий – например за превозни средства с и без право на данъчен кредит, за отделни поделения на Клиента или за отделните му транспортни бази. Във фактурите детайлно за всяка транзакция са описани начален - краен километраж (в случай че са въведени коректно от картоползвателя), място, дата, час на зареждането, точният вид на стоката или услугата, количество и цената без ДДС, които накрая са сумирани, начислена е търговската отстъпка, начислени са дължимите такси за поддръжка на картите (в случай че има такива), изчислено е ДДС и крайна сума. Отделно при всяко ползване на горивна карта в обект се издава контролен бон, който би могъл да бъде сверен с данните изписани във фактурата.

Картова система

Тя има водещо значение по отношение на сигурността и намаляване на възможностите за злоупотреби до минимум. По същество горивната карта си е стандартна кредитна карта, като е ограничена за използване в търговските обекти на доставчика. След зареждане на гориво и евентуалното закупуване на други стоки клиента предоставя картата си на служителя, който я прекарва през четящото устройства. Клиентът въвежда километри (по желание) и ПИН код. Информацията се насочва към централния сървър, който потвърждава транзакцията и я записва в базата данни като в последствие я разпечатва на фактурата. На клиента се издава информационен бон. При заявяване на карти е хубаво да се съблюдават няколко принципа които в последствие биха спестили доста неприятности на Клиента:

- надписа на картата (ембозинг) - това е информацията която ще бъде изписана на всяка карта с цел тя да бъде индивидуализирана. Обикновено вариантите са 3:

a) регистрационен номер на МПС – с най-високо ниво на защита, служителите на бензиностанция са длъжни да проверяват, дали номера на картата съответства на номера на автомобила, който се зарежда и при несъответствие да сигнализират;

b) име на служителя който ще я ползва;

c) пореден номер.

Трябва да се има предвид, че ембозингът заедно с номера са реквизити, които се изписват във фактурата.

- тип на картата – всеки доставчик има вътрешно разделение на горивните карти на типове, които указват групата стоки, която може да се заплаща с нея – например, за покупка само на гориво (или даже само за ЕДГ), за покупка на горива и аксесоари за автомобила или без никакви ограничения, за всички стоки и услуги и други;

- лимит по картите – с цел ограничаване на злоупотреби от служители и външни лица при евентуална загуба/кражба. Обикновено има възможност за задаване на дневен и месечен лимит.

Надписът на картите, типът и лимитът им се задават по желание на клиента. Необходима е точна преценка с цел спокойна и безопасна работа в бъдеще.

Също така е важно картата и ПИН кода да се съхраняват на отделни места, както и при кражба картата да се блокира веднага чрез обаждане на call-центъра.

Интернет система

Това е едно от най-ценните предимства на зареждането с горивна карта. Чрез нея става възможен контрол върху всяка една транзакция в реално време (със закъснение от няколко секунди). Това дава възможност своевременно да се открият възможни злоупотреби. Влизането в системата става посредством оторизационен код и е възможно да бъде извършвано от всяка точка стига да има достъп до Интернет. Възможностите на Интернет системата биха могли да са доста полезни и затова е важно да бъдат взети под внимание при избора на доставчик. Различните вериги имат разработени в различна степен потребителски интернет системи – от такива в които може само да се наблюдават транзакции към момента и към минали периоди до такива в които могат да се извършват заявки на карти, задаване на първоначални и промяна на вече съществуващи параметри и много други. Тепърва навлизат услуги, с които може да се извършва оптимизация на маршрут, изчисляване етапи от него и указване на подходящи места за зареждане, почивка и нощуване.